FM กับสถาปนิก ใครใหญ่กว่ากัน?

เป็นคำถามที่ล่อเป้าจริงๆ คำตอบแบบฟังธงคงยากน่าดูครับ แต่ขออธิบายเล่าเรื่องผสมตัวอย่างดังนี้แล้วกัน

เดิมทีแต่ก่อน การออกแบบโครงการ หรือลักษณะองค์กรนั้นยังไม่ซับซ้อน และไม่ใหญ่โตเท่าไหร่ รูปแบบการทำงานจะออกมาในรูป เจ้าของโครงการ (เจ้าของเงินทุน) เรียกสถาปนิกมาคุย ว่าอยากได้นั่น อยากได้นี่ หรือมีภาพในหัวคร่าว ๆ จากนั้น สถาปนิกจะสร้างฝันในจินตนาการเหล่านั้น ให้เป็นแบบสองมิติ เพื่อนำไปสร้างเป็นโครงการต่อไป
เวลาผ่านไป เจ้าของเงินทุน องค์กรต่าง ๆ เริ่มมีการทำงาน และต้องการพื้นที่ใช้สอยที่ซับซ้อนขึ้น รูปแบบอาคารเริ่มซับซ้อนขึ้น มีเทคโนโลยีมากขึ้น ความเข้าใจในการสื่อสารระหว่างคนสองฝ่าย (เจ้าของโครงการ และสถาปนิก) ก็เริ่มมีข้อจำกัด และเข้าใจกันได้น้อยลง
Facilities Manager ก็เริ่มเข้ามามีบทบาทตรงนี้ โดยเป็นผู้สื่อสารระหว่างคนทั้งสองกลุ่ม โดยถ่ายทอดความต้องการต่าง ๆ ของเจ้าของโครงการ หรือองค์กรนั้น ๆ ออกมาเป็นโจทย์ให้สถาปนิก โดย Facilities Manager จะอ่านความต้องการออกมาเป็นโจทย์นั้น ต้องเป็นผู้ที่มีความเข้าใจในตัวโครงการอย่างดี การทำงานตรงนี้ เรียกว่า Facilities Programming

Facilities Programming นี้ มีหลายระดับมาก ตั้งแต่กำหนดว่าโครงการนี้ จะต้องทำอะไร ด้วยเหตุผลอะไร เช่น หากองค์กรหนึ่ง เติบโตขึ้น จำเป็นต้องรับพนักงานใหม่ หรือ เปิดแผนกใหม่ ตัว Facilities Manager เอง ต้องรู้ว่ามีทางเลือกอะไรบ้าง เช่น สรุปแล้วทางองค์กร ต้องการพื้นที่เพิ่ม ๑,๕๐๐ ตารางเมตร และพื้นที่ในอาคารเดิมก็ถูกครอบครองเต็มพื้นที่แล้ว โดยทางเลือกในการหาพื้นที่เพิ่มนี้ อาจมีทางเลือกดังนี้คือ

๑. ๑,๕๐๐ ตารางเมตร อาจหาได้จาก "การปรับปรุง" พื้นที่ในอาคารที่มีอยู่แล้ว เปลี่ยนรูปแบบเฟอร์นิเจอร์ของพนักงานในแผนกเดิมให้มีประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่มากขึ้น

๒. ๑,๕๐๐ ตารางเมตร อาจหาได้จาก"การปรับเปลี่ยน"รูปแบบของการทำงานของบางแผนก เช่นฝ่ายขาย และติดต่อลูกค้า ที่มักจะไม่อยู่ในสำนักงาน ให้พื้นที่เหล่านั้นเป็นลักษณะ "Space Hoteling" อธิบายคร่าว ๆ คือการเตรียมโต๊ะว่าง ๆ และอุปกรณ์สำนักงานส่วนกลางไว้ให้ เช่น คอมพิวเตอร์ ปรินท์เตอร์ กระดาษ ปากกา โทรศัพท์ โทรสาร สายอินเตอร์เนท กาแฟ ฯลฯ ให้พนักงานเหล่านั้น มาแต่ตัว หรือนำคอมพิวเตอร์ส่วนตัวมา โดยสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์เหล่านั้นและสามารถทำงานได้ทันที ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ประจำ

๓. ๑,๕๐๐ ตารางเมตร อาจหาได้จาก"การเช่า"พื้นที่สำนักงานที่ใดที่หนึ่ง ในทำเลที่เหมาะสม เช่น หากจะเพิ่มฝ่ายบริการลูกค้าก็ควรอยู่ในทำเลที่มีที่จอดรถ หรือมีการคมนาคมที่สะดวก โดยการเลือกทำเลเหล่านี้ การพิจารณาก็จะอยู่ในขอบข่ายหน้าที่ของ Facilities Manager เช่นเดียวกัน

๔. ๑,๕๐๐ ตารางเมตร หาได้จาก"การสร้าง"อาคารใหม่ในทำเลที่เหมาะสม เช่น องค์กรมีที่ดินว่างอยู่ และอยู่ในทำเลที่เหมาะสม การสร้างอาคารนั้น อาจมีแนวคิดที่จะสร้างเพื่อการรองรับการขยายตัว เช่น Facilities Manager ร่วมกับ ทางผู้บริหารองค์กรวิเคราะห์แล้ว ว่า ภายในห้าปี หรือ สิบปี องค์กรจะขยายตัวเพิ่มอีก ก็อาจสร้างอาคารที่มีพื้นที่ใช้สอยเผื่อพื้นที่ไว้ในทีเดียว และภายในปีแรก ๆ อาจปล่อยให้สำนักงานอื่นมาเช่าก่อน เพื่อเป็นการหารายได้ ให้องค์กรอีกทางหนึ่ง

๕. ๑,๕๐๐ ตารางเมตร หาได้จาก"การซื้อ"อาคารที่มีอยู่แล้ว

๖. ฯลฯ

ทางเลือกต่าง ๆ เหล่านี้ ทางเลือกที่ดีที่สุด คุ้มค่าที่สุด จะต้องเป็นการตัดสินใจของ Facilities Manager ร่วมกับผู้บริหาร ซึ่งกระบวนการต้องผ่านการเก็บข้อมูลดิบ วิเคราะห์ สังเคราะห์ข้อมูล ประมวลออกมาเป็นข้อดี ข้อเสีย ในแง่ และมิติต่าง ๆ เช่น ทางการเงิน ทางภาพลักษณ์องค์กร การดำเนินงานภายใน ฯลฯ
ทั้งหมดนี้ ก็เป็นแค่ตัวอย่างหนึ่งของ Facilities Programming พูดง่าย ๆ ให้เห็นภาพก็คือการกำหนดโจทย์ให้กับสถาปนิก ว่าโครงการนี้ ต้องการห้องอะไร จำนวนเท่าไหร่ ขนาดแค่ไหน รองรับผู้ใช้กลุ่มไหน มีความสัมพันธ์กันระหว่างพื้นที่ หรือ แผนกในโครงการนั้นอย่างไร ฯลฯ
เมื่อสถาปนิกได้โจทย์แล้ว ก็ต้องแก้โจทย์ ก็คือการออกแบบนั้นเอง โดยสถาปนิกจะต้องทำงานร่วมกับ Facilities Manager ในขอบเขตที่โจทย์กำหนด โดยเป็นไปได้ตั้งแต่ ออกแบบอาคาร (ในกรณีที่สร้าง) ออกแบบภายใน วางผังพื้น จนไปถึงการเลือกรูปแบบเฟอร์นิเจอร์ ซึ่งตรงนี้ สถาปนิก หรือ ผู้ออกแบบภายในจะเป็นผู้นำแนวคิดและทางแก้ปัญหา เสนอแนะกับ Facilities Manager
หากทั้งคู่ทำงานกันอย่างสอดประสานกันแล้ว ความสำเร็จของโครงการนั้น ๆ จะอยู่ไม่ไกลเลยทีเดียวครับ ความสำเร็จนี้ไม่ได้หมายถึง อาคารสวยงาม มีประโยชน์ใช้สอยครบถ้วนแค่นั้นนะครับ แต่จะรวมไปถึงการง่ายต่อการบำรุงรักษา และตอบสนองประโยชน์ใช้สอยในระยะยาวด้วยหากมีการขยับขยาย

"คำถามแรกที่ว่า ใครใหญ่กว่ากัน ก็ไม่มีคำตอบนะครับ
แต่เอาเป็นว่าต้องทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดดีกว่าครับ"